Dans cet article, nous allons aborder quelques façons d'économiser de l'argent tout en investissant dans des projets informatiques avec le bon plan et les bonnes décisions.

Les technologies de l'information (TI) des entreprises ont commencé avec l'humble télégraphe, du moins selon certaines personnes. Son invention au milieu du 19ème siècle a signifié quelque chose de remarquable pour les propriétaires d'entreprises et leurs clients. L'époque où les messagers à cheval faisaient des allers-retours pendant des semaines était révolue, car le télégraphe rendait les communications beaucoup plus rapides.

Avance rapide de deux siècles : une entreprise qui n'emploie pas l'informatique d'une manière ou d'une autre ne survivra pas dans cette ère de technologie lourde. Les dernières décennies ont été marquées par des étapes importantes dans la technologie commerciale, de l'ascension du directeur des informations (DPI) à la blockchain. Tout le monde est prompt à sauter dans le train en marche, surtout quand une nouvelle technologie fait son apparition.

Cependant, l'adoption de solutions informatiques n'est pas sans risque, principalement le coût. Il n'est pas rare que de nombreux entrepreneurs enthousiastes se lancent dans d'ambitieux projets informatiques, pour finalement être la proie de choses comme la l'erreur des coûts irrécupérables, transformant les projets en gouffres à argent. Poursuivre de tels projets ne doit pas nécessairement laisser un grand trou dans les finances d'une entreprise ; voici quelques moyens de le faire.

Savoir où aller

Un voyageur ne se rendrait pas dans un endroit lointain sans savoir où il veut aller une fois sur place. C'est pourquoi il est crucial d'avoir une carte, qu'elle soit imprimée ou sur une application mobile. De même, dans le contexte commercial, un dirigeant et son équipe ne se lanceraient pas dans un projet sans une feuille de route clairement définie, également appelée orientation stratégique.

La plupart des entrepreneurs pensent que l'orientation stratégique correspond aux déclarations de mission-vision de leur entreprise, mais elles ne sont qu'une partie de l'équation. Elle comprend aussi des informations sur la culture d'entreprise, les valeurs, les idéaux, les principes et, surtout, les stratégies pour les atteindre ou les maintenir. Sans une orientation stratégique, il est facile de perdre de vue ce qui est crucial.

Avoir une direction stratégique n'est pas non plus un conseil d'affaires aléatoire. Selon les normes de gestion de la qualité (QMS) inscrites dans la norme ISO 9001:2015, c'est une obligation pour :

• Connaître le contexte global d'une entreprise ou d'une institution
• S'assurer que les objectifs de qualité sont conformes à l'orientation stratégique
• Confirmer que les politiques de qualité suivent l'orientation stratégique
• S'assurer que tout examen est conforme à l'orientation stratégique

La nécessité d'une telle démarche n'est nulle part aussi importante que dans la planification des projets informatiques. Avec l'abondance de solutions informatiques sur le marché actuel, les propriétaires d'entreprise devraient se concentrer davantage sur la satisfaction de leurs besoins que de leurs envies. Ce faisant, ils ont toutes les chances d'économiser de l'argent sur des solutions qu'ils utiliseront peut-être à peine.

Un bon exemple des effets d'un manque d'orientation stratégique est le dépassement des dépenses liées au cloud. Malgré la promesse du cloud de réduire les frais généraux à long terme, de nombreux entrepreneurs se retrouvent à surestimer leurs besoins en matière de cloud. Une étude réalisée en 2018 a révélé que les entreprises ont dépensé en moyenne 42% de plus que d'habitude pour les services de cloud.

Décider entre l'internalisation et l'externalisation

Une fois que le plan du projet est prêt, l'étape suivante consiste à décider entre former une équipe informatique interne et confier cette tâche à des fournisseurs de services gérés (MSP). Tu seras surpris de voir à quel point la différence de coût entre ces deux options est considérable.

En 2017, une étude comparative a fait le calcul pour un restaurant typique ayant une capacité globale de 50 unités. Sur trois ans, l'option interne aurait dépensé plus de 500 000 dollars américains, le coût diminuant de 33 % entre la première et la deuxième année. Pendant ce temps, les dépenses de l'option MSP étaient constantes, mais le total sur trois ans ne représentait que 24% de son homologue.

La raison de cette situation réside dans les dépenses salariales. Former une équipe informatique interne implique d'embaucher les bonnes personnes et de les payer ; dans ce cas, les salaires représentaient 58% des dépenses globales. Cependant, les entreprises n'ont pas besoin de payer les équipes techniques du MSP car elles sont déjà salariées du MSP - seulement les frais professionnels et de service.

Comme pour les autres MSP, Buchanan Technologies propose des services informatiques gérés à Toronto et dans d'autres régions pour des coûts plus économiques grâce à cette configuration. En plus de cela, ils :

• Permettent à l'entreprise de consacrer une grande partie de son temps et de ses ressources à ses fonctions principales.
• Fournir des solutions qui sont prêtes à être utilisées dès qu'ils ont fini de les installer.
• Garantir une assistance 24/7/365, ce qui peut être délicat dans les lieux de travail où le taux de rotation est élevé.

Cependant, les propriétaires d'entreprise ne devraient pas être trop rapides à écarter l'option interne. Par exemple, les MSP s'occupent de plusieurs clients à la fois ; ils ne sauront pas toujours comment une entreprise mène ses activités quotidiennes. D'un autre côté, une équipe interne en sait bien plus car son employeur l'a orientée dans sa mission, sa vision, sa culture d'entreprise, et plus encore.

Si tu n'arrives pas à te décider entre les deux, les experts envisagent d'opter pour une combinaison des deux en attendant. Engage un MSP pour gérer les projets informatiques et forme une petite équipe interne qui travaillera avec le MSP pour acquérir une expérience précieuse.

Réduis les dépenses partout où c'est possible

Étant donné le prix élevé des projets informatiques, il n'est pas surprenant que les propriétaires d'entreprise aient besoin de chaque centime qu'ils peuvent économiser pour les réaliser. Les MSP eux-mêmes se rendent compte qu'ils peuvent gagner plus d'argent en réduisant les dépenses inutiles partout où ils le peuvent.

Les problèmes de trésorerie ne limitent pas seulement les revenus d'une entreprise ; ils sont la principale cause de faillite des entreprises. Selon le Bureau of Labor Statistics, sur plus de la moitié des entreprises qui ferment au bout de cinq ans, un flux de trésorerie insuffisant est responsable de 82% de ces fermetures. En comparaison, seulement 42% des entreprises ferment parce que le marché a peu besoin de leurs biens ou services.

Déterminer quelles dépenses d'entreprise doivent être réduites peut être difficile. Les experts conseillent de réaliser une analyse coûts-avantages (ACA) avant toute tentative d'expansion. Cette méthode basée sur les données donne une image plus claire de la santé financière d'une entreprise en mettant en évidence :

• Les coûts directs comme les frais généraux de production
• Coûts indirects comme les frais d'électricité
• Coûts intangibles comme l'effet d'une décision commerciale
• Coûts d'opportunité comme l'investissement dans de nouvelles entreprises
• Autres coûts comme les impacts environnementaux et la concurrence

En fonction du résultat de ton ACB, tu seras peut-être enclin à suivre certaines ou toutes ces directives de réduction des coûts :

• Externaliser les besoins du bureau auprès de fournisseurs en gros
• Mets en location tout espace de bureau inutilisé
• Cherche des taux d'assurance commerciale compétitifs
• Utilise les médias sociaux pour le marketing
• Licencier les employés les moins performants
• Déléguer certaines fonctions à des sous-traitants
• Profiter de remises en gros en coordonnant avec d'autres entreprises.
• Utilise moins de papier et plus de supports électroniques
• Paie les cotisations de ta carte de crédit à temps pour éviter les pénalités

On ne peut pas savoir combien une entreprise peut économiser en suivant ces conseils. Néanmoins, chaque centime qui n'est pas dépensé pour des dépenses coûteuses et inutiles est un centime allouable au financement du prochain ou des deux prochains grands projets informatiques. Lorsque ces projets informatiques seront pleinement opérationnels, les économies augmenteront encore plus.

Augmente les dépenses partout où c'est possible

Ce conseil peut sembler contraire au précédent (et à l'ensemble de l'article), mais écoute-le d'abord. S'il est impératif de réduire les dépenses pour maintenir une entreprise à flot, sans parler du financement des projets informatiques, tous n'en bénéficient pas. En d'autres termes, il y a certains aspects pour lesquels une augmentation des dépenses fera plus de bien que de mal.

L'une de ces dépenses est cybersécurité. Depuis le début de la pandémie de COVID, les pirates et autres cybercriminels ont imaginé de nouveaux moyens plus efficaces pour voler les informations personnelles des entreprises et les vendre au plus offrant. Même si les données d'une personne peuvent ne valoir qu'environ 0,007 USD$ (selon une étude de 2013), n'oublie pas que les pirates informatiques volent des données par milliards.

Le montant moyen d'argent perdu chaque année à cause des cyberattaques varie en fonction de la taille de l'entreprise, de 24 000 dollars américains pour les petites entreprises (moins de 50 employés) à 504 000 dollars américains pour les entreprises (plus de 1 000 employés). Cette somme permet d'acheter une suite commerciale de premier ordre pour des dizaines d'ordinateurs de bureau et même plus.

COVID a obligé les entreprises à augmenter leurs dépenses pour renforcer leurs systèmes de cybersécurité. Une étude a signalé une augmentation de 10,1% de leurs budgets informatiques respectifs en 2019 à 10,9% en 2020. Dix pour cent est plus ou moins un budget idéal pour investir dans les dernières suites de cybersécurité, quelle que soit la taille de l'entreprise.

Reste impliqué à chaque étape du processus

Il ne fait aucun doute que l'informatique dans son ensemble est compliquée, sans parler de l'emploi de solutions informatiques. Il n'est donc pas surprenant que de nombreux propriétaires d'entreprise hésitent à jouer un rôle plus actif pour faire des projets informatiques des réalités. Cependant, les experts affirment que ne pas rester impliqué à chaque étape du processus est une erreur coûteuse.

Selon les experts, une telle réticence découle très probablement d'une peur innée de la technologie. Mais ce n'est pas tant la peur de casser un équipement coûteux que la peur de réaliser que l'investissement dans ledit équipement n'en vaut pas la peine. À mesure que la nature des affaires devient plus numérique, la peur des incertitudes sur le chemin à parcourir devient plus évidente.

Cependant, si l'histoire a appris quelque chose aux entreprises, ne pas s'adapter à un monde en mutation est une recette pour l'échec. Les marques qui ont révolutionné la précédente génération d'inventions (par exemple, les appareils photo à pellicule, les téléphones portables) ne seront plus là dans la prochaine parce qu'elles ont hésité à changer lorsque les demandes du marché leur ont dit de le faire.

Tout projet comporte des risques inhérents et rencontrera des problèmes en cours de route - ils sont inévitables. Pourtant, se jeter à l'eau garantit au moins un certain résultat, contrairement à ne rien faire du tout.

Conclusion

Adopter des solutions informatiques peut être coûteux, mais pas au point de décourager les entreprises. Tout projet informatique vaudra la peine d'être investi avec le bon plan et les bonnes décisions. Aucune entreprise ne veut rester à la traîne à notre époque marquée par la technologie.